Manual för leverantörsportalen
Den här manualen riktar sig till dig som leverantör till kommunen och syftar till att ge dig den information du behöver för att komma igång med fakturering i Leverantörsportalen som Gislaveds kommun tillhandahåller.
Komma igång/Registrera konto
Ange portalens adress www.unit4leverantorsportal.com i din webbläsare.
Om meddelandet ”certifikatet inte är giltigt” visas, välj då att gå vidare genom att klicka på länken ”Go on to the webbpage”.
Skapa konto
Klicka på knappen ”Skapa konto”.
Ange de uppgifter som efterfrågas.
Klicka på knappen ”Fortsätt”
Ange person och företagsuppgifter
Klicka sedan på knappen ”Fortsätt”
Du behöver godkänn användarvillkoren.
En bekräftelse på att ditt konto är skapat visas.
Aktivera konto
Första gången du loggar in måste du aktivera ditt konto.
Klicka på logga in.
- Ange dina inloggningsuppgifter och klicka på knappen logga in.
- Din epost är ifylld.
- Klicka på knappen ”Skicka ny aktiveringskod”.
Ett mail skickas till din angivna e-postadress.
- Klicka på aktiveringslänken ”Aktivera ditt konto nu”.
- Ett meddelande visas om att ditt konto har aktiverats och är färdigt att använda.
Betalningsinformation
Efter du loggat in kan du med fördel registrera företagets betaluppgifter för att inte behöva registrera dem för varje faktura.
- Klicka på ditt namn uppe till höger i menyn.
- Klicka sedan på fliken Ändra betalningsinformation.
- Fyll tex i uppgifterna:
- Bankgiro, Plusgiro och/eller kontonr dit du vill att betalning ska göras.
- Momsnummer, om du är momsregistrerad.
- Välj om ditt företag är registrerat för F-skatt.
- Klicka på knappen ”Spara”.
Registrera ny faktura/kreditfaktura
Logga in
- Ange portalens adress www.unit4leverantorsportal.com i din webbläsare.
Om meddelandet ”certifikatet inte är giltigt” visas, välj då att gå vidare genom att klicka på länken ”Go on to the webbpage”. - Klicka på knappen Logga in.
Ange dina inloggningsuppgifter och klicka på knappen logga in.
Skapa faktura
- När du är inloggad kommer du till portalens startsida.
- Registrering av fakturan sker i två steg, först fakturahuvud och sedan fakturarader.
- Funktionen för att registrera en faktura nås genom menyalternativet ”Faktura”.
Klicka på ”Skapa orderlös faktura här”.
Skapa faktura - fakturahuvud
Fyll i uppgifter för fakturahuvudet som tex:
- Typ av faktura: Välj Faktura eller Kreditfaktura.
- Faktura nr: (samma nr som du har i ditt ekonomisystem).
- Fakturadatum: (samma nr som du har i ditt ekonomisystem).
- Betalningsinformation: uppgifter om vart vi ska betala och vilken betalningsreferens vi ska ange vid betalning.
- Företagsinfo: momsregistrerings nr om företaget är momsregistrerat och info om ditt företag är registrerat för F-skatt.
Det är viktigt att du anger referenserna på följande sätt:
- Organisation att fakturera: Välj Gislaveds kommun.
- Beställarens referens: Ange den Referenskod som lämnats av beställare (en kod består alltid av sex tecken och börjar med G följt av fem siffror).
- Fritext på fakturan: Ange beställarens för- och efternamn.
Klicka sedan på knappen ”Spara”.
Skapa faktura - fakturarader
- Överst visas de uppgifter du steget innan registrerat i fakturahuvudet.
- Klicka på knappen ”Lägg till fakturarad”.
- Fyll i uppgifter för fakturaraden.
- Klicka sedan på knappen ”Spara”.
För att lägga till fler fakturarader klicka på knappen ”Lägg till fakturarad” igen och upprepa ovan.
För att ändra uppgifter för en rad klickar du på pennan på raden, registrerar justeringen och sparar. Vill du ta bort en rad klickar du på papperskorgen på raden.
- När du är klar med fakturan så klickar du på knappen ”Bekräfta och fakturera”.
- Skulle du vilja ta bort fakturan helt så klickar du på knappen ”Radera faktura”.
En bekräftelse visas på att fakturan är skickad.
Det som sker nu är att fakturan som skapats skickas vidare till Gislaveds kommuns ekonomisystem där hanteringen tas vid.
Se tidigare fakturor
- För att se tidigare registrerade fakturor loggar du in.
- Klicka på Faktura i menyn.
Du kan göra urval på bland annat fakturanr, fakturatyp och om fakturan är skickad eller inte.
- Klicka sedan på knappen” Sök”
- Ditt sökresultat visas.
- Du kan klicka på det blå faktura nr för att klicka mig ner till fakturan.
