Ny organisation för samhällsbyggnad möter behov

Samhällsbyggnadsfrågorna i kommunen organiseras om med nya arbetssätt där planering, rollfördelning och ansvar blir tydligare. Samhällsutvecklingschef Jenny Axelsson förklarar förändringen.

Sedan 2023 samlas de verksamheter som bidrar till attraktivitet, samhällsutveckling samt goda boende- och livsmiljöer i samhällsutvecklingsförvaltningen. Nu skapas en ny organisation för samhällsbyggnadsprocessen för att ytterligare möta behovet. Det innebär att samhällsbyggnadsdelen – avdelningarna för fastighet, bygg och miljö, tekniska samt vatten och avlopp vars verksamheter tidigare varit uppdelade efter enskilda expert- och kompetensområden, nu ersätts av en processorienterad organisation. Avdelningarna för kultur, service, måltid samt fritid och folkhälsa omfattas inte av den förändring som just nu görs.

– Vi är en bred förvaltning med ett stort uppdrag och förändringen vi gör nu handlar om samhällsbyggnadsprocessen. Samtidigt finns en röd tråd kring uppdraget som gäller alla avdelningar, där vi även med kultur, service, måltid och fritid och folkhälsa ska fortsätta jobba tillsammans för en organisation med i förlängningen samma arbetssätt för hela förvaltningen, säger Jenny Axelsson, chef för samhällsbyggnadsförvaltningen.

Nya arbetssätt och effekter

Förändringen är en del av kommunens arbete med att bättre rusta oss inför framtiden. För att kunna behålla god service till kommunens invånare behöver vi vända befolkningskurvan och öka kommunens tillväxt. Samtidigt vill vi ha en kommun som är trevlig och attraktiv att bo, leva och verka i. För att klara av utvecklingen, med ekonomisk hållbarhet som en utmaning, behöver vi hitta nya sätt att arbeta.

– Det politiska beslutet att bilda en samhällsutvecklingsförvaltning var en proaktiv förändring för att skapa en hållbar organisation. Mitt uppdrag som samhällsutvecklingschef är att genomlysa hela organisationen och utveckla den. Vi ska växa som kommun och bli fler invånare, öka vår attraktivitet och tillväxt, och där är samhällsbyggnadsdelarna oerhört viktiga nycklar, precis som attraktiviteten och utbudet. För att en kommun ska ha en god ekonomi är det bärande med bra och gemensamma processer i samhällsbyggnadsflödet, säger Jenny Axelsson.

Skapa tydlighet kring de gemensamma processerna

I den nya organisationen skapas tydlighet kring vilka som är de viktiga gemensamma processerna och vem som ska göra vad.

– För vissa medarbetare handlar det om att behålla sitt sammanhang i sin grupp, medan andra går in i en roll där man ännu mer använder sin kompetens, och samlar kollegor kring sig som arbetar med liknande saker, säger Jenny Axelsson.

Bildandet av samhällsutvecklingsförvaltningen 2023 innebar att delar av tidigare avdelningen för hållbar utveckling, delar av Fastighets- och serviceförvaltningen, Bygg- och miljöförvaltningen, Tekniska förvaltningen, Kulturförvaltningen, Fritids– och folkhälsoförvaltningen samt kostorganisation och musikskola samlades under samma tak.

– Under de tidigare förvaltningarna fanns det medarbetare som gjorde liknande saker men på varsitt håll, och det är inte optimalt eller ekonomiskt hållbart. Förändringen innebär att forma sammanhang där de som arbetar med liknande uppgifter gör det tillsammans i gemensamma processer, och med en chef som utvecklar dig och din grupp. För vissa innebär det att gruppen man arbetar inom får en ny sammansättning, men man jobbar fortsatt inom förvaltningens ram, säger Jenny Axelsson.

Fem nya avdelningar

I och med förändringen lämnas en modell som varit uppbyggd på enskilda sakområden för att istället gå in i en processinriktad organisation. När arbetssätten förändras innebär det att avdelningarna inom samhällsbyggnad stöps om och får nya namn samt att en förvaltningsgemensam avdelning för uppföljning och kvalitet skapas av de resurser som tidigare ingått i staber. De nya avdelningarna är Avdelningen för planering, Avdelningen för projekt och genomförande, Avdelningen för bygg och miljö, Avdelningen för användande och drift samt Avdelningen för styr och stöd (kvalitet och utveckling).

Hur påverkas personalen?

Syftet är inte att minska antalet medarbetare och innehållet i förvaltningens uppdrag förändras inte. Den nya organisationen är en logisk utveckling av vad som behöver göras i förvaltningen och delarna är detsamma, men vissa flöden kopplas i hop på ett nytt sätt. Jenny Axelsson ser att ett mer samlat sammanhang ger en minskad sårbarhet när det gäller personalresurserna.

– Det här syftar inte till att minska antalet medarbetare, och vi ser ingen risk för övertalighet. Förändringar medför alltid frågor och oro och man har länge vetat att vi är på väg in i något annat, vilket gjort att man också väntat på besked. Det nya välkomnas i stort, men givetvis dyker det upp frågor. Samtidigt är det här inte överdrivet dramatiskt då vi inte skär bort några delar utan stöper om, som medarbetare kan man både lockas och utmanas av det.

Exempel på förändring

Jenny Axelsson ger exempel på en förändring som skapar ökad tydlighet, nämligen relationen mellan ”Planering” och ”Projekt och genomförande”.

– ”Planering” blir en sammanhållen avdelning med ansvar för att underlag finns innan vi börjar genomföra något, som beskriver hur man kan göra det genom underlag, analyser och förstudier. När nämnderna beslutar om en investering är ett gediget grundarbete gjort och det finns en tydlig bild av vad projektet innebär. Det har gjorts många bra projekt i kommunen, men förändringen handlar om att vi i förväg behöver veta mer om vad något innebär, så att vi inte går in i projekt och möts av onödiga överraskningar.

Inom ”Projekt och genomförande” får man som projektledare ett kollegium av andra projektledare och en chef att ta stöd ifrån.

– Tidigare har vi varit relativt utspridda, och nu kommer organisationen må väldigt väl av att jobba mer samlat och se var olika projekt tangerar varandra. Vi ska vara proffsiga som kommun när vi genomför projekt och veta hur vi leder dem, säger Jenny Axelsson.

Finslipning av den nya organisationen

Arbetet för att gå in i den nya organisationen pågår under hösten. Ett stort arbete återstår ännu med att praktiskt förbereda den nya organisationen, som under våren presenterats för personal och fackliga organisationer.

– Jag ser mycket fram emot att fortsätta utveckla förvaltningen tillsammans med alla medarbetare. Jag upplever att det finns en nyfikenhet och en vilja att gå in i den här organisationen, säger Jenny Axelsson.